Savoir communiquer en SEO : 3 astuces pour satisfaire et rassurer

Dans un monde où tout se fait de plus en plus à distance, il devient difficile de simplement tapoter l’épaule de son employeur, partenaire, collègue, afin de passer des informations. Et dans un domaine comme le SEO technique, qui n’est pas vraiment connu pour sa simplicité, le défi peut être encore plus grand. Voici 3 astuces pour éviter les frustrations, garder ses clients plus longtemps et fluidifier ses communications le plus possible.

Ouvrir plusieurs canaux

Si vous préférez envoyer des e-mails pour vos rapports hebdomadaires ou mensuels, cela ne veut pas forcément dire que votre client ou votre employeur a les mêmes goûts. Demandez-leur ce qu’ils préfèrent puis priorisez ce format, sans pour autant vous y limiter.

C’est-à-dire que si la préférence est une réunion vidéo de 20 minutes tous les jeudis, il faut faire en sorte que cette séance soit la mieux préparée, puis :

• Envoyer un email récapitulatif avec tous les éléments évoqués
• Publier une mise à jour sur Slack (ou autre logiciel de messagerie instantanée utilisé) reprenant les faits principaux

…même si cela n’était pas demandé.

Et inversement, si la préférence va à une publication régulière sur Slack, alors envoyer un email et un enregistrement vidéo ou une réunion rapide aidera largement à dissiper le moindre doute.

Si cela semble beaucoup au départ, c’est en fait beaucoup de temps de gagné sur les potentiels incompréhensions au bout du compte.

Le bon format

Maintenant que l’on sait où envoyer ses éléments de communication, il faut déterminer comment les envoyer.

Si le texte convient presque toujours pour les e-mails et Slack, il arrive fréquemment que des incompréhensions surviennent, et dans ce cas c’est souvent à ce moment qu’une réunion est programmée.

Problème : c’est chronophage et un simple élément aurait pu être expliqué grâce à des services d’enregistrement vidéo rapide comme Loom ou Vidyard.

La règle est la suivante : si au troisième e-mail ou au second message Slack, l’interlocuteur est encore confus, alors c’est le moment d’enregistrer une vidéo. Si après la vidéo l’incertitude demeure, alors il faut programmer une réunion.

Texte => Enregistrement vidéo (avec partage d’écran) => Réunion (en ligne ou physique)

Surcommunication

Enfin, surcommuniquer est important.

Des détails même triviaux peuvent faire la différence pour d’autres. C’est pourquoi envoyer une mise à jour très rapide sur un groupe général de votre messagerie de choix (Slack ou autre) à chaque événement digne d’intérêt (même mineur) va faire la différence sur le long terme.

Exemples d’éléments à communiquer :

• Tâche Y a démarré
• Tâche Z est en cours
• Tâche X est terminée
• Tâche W a généré tant de résultats
• Tâche V est bloquée à cause de X
• Julien Dupont est en train de demander T pour débloquer V
• Etc…

Le danger en revanche c’est de finir par passer la moitié de sa journée à communiquer, ce qui est néfaste pour sa productivité. C’est pour cette raison qu’utiliser des listes à puces avec quelques termes descriptifs et mentionnant les personnes concernées est suffisant.

Si cela prend plus de 30 minutes par jour, c’est en général trop long. Tout dépend bien sûr du nombre de clients et des projets en cours.

Oui à l’effort de communication

Pas forcément évident à mettre en place au départ, créer une routine de communication en bloquant par exemple un créneau tous les jours pour le faire, fera la différence sur le long terme.

Votre employeur aura accès à un grand nombre d’informations qui, en plus de le rassurer sur vos efforts, vont améliorer les échanges entre les différentes équipes.